PRIVACY POLICY

Effective Date: December 2025

Vous trouverez la version française à la suite de la version anglaise.

Website Type: Showcase and assistance for job seekers.

Note on Language: In the event of any discrepancies between the English and French versions of this Privacy Policy, the French version shall prevail.

1. Purpose of this Policy

The purpose of this Privacy Policy is to inform users of our site regarding the collection, use, and protection of their personal data. Specifically, this policy details:

  • The personal data we collect.
  • How do we use the collected data.
  • Who has access to the data.
  • The rights of site users regarding their data.
  • Our Cookie Policy.

This Privacy Policy applies in conjunction with our site’s Terms and Conditions.

2. Applicable Laws

We are committed to protecting your privacy in accordance with applicable laws:

  • Canada & Quebec: This policy complies with the Personal Information Protection and Electronic Documents Act (PIPEDA) and Quebec’s Act Respecting the Protection of Personal Information in the Private Sector (Law 25).
  • European Union (GDPR): For EU residents, this policy complies with the General Data Protection Regulation (GDPR). In the event of any discrepancies between this policy and the GDPR for EU residents, the GDPR will apply.
  • California (CCPA): This policy is designed to comply with the California Consumer Privacy Act (CCPA). If necessary, we will modify this policy to remain compliant with relevant state legislation.

3. Consent

By using our site, users agree to:

  • The terms outlined in this Privacy Policy.
  • The collection, use, and retention of the data listed in this policy.

Refusal of Terms:

If you disagree with the terms set out in this policy, you must refrain from using our services and must not apply for job offers through our platform. Applying constitutes your explicit acceptance of this Privacy Policy.

4. Personal Data We Collect

A. Automatically Collected Data

When you visit and use our site, we may automatically collect and store the following information:

  • IP address
  • Location data
  • Hardware and software details
  • Content viewed and links clicked while using the site

B. Non-Automatically Collected Data

We collect data that you voluntarily provide when performing certain functions (e.g., Newsletter registration, event registration, CV design tools, job application forms). This may include:

  • Full name (First and Last)
  • Email address
  • Payment information (if applicable)
  • Job seeker profile and status
  • Professional qualifications
  • Curriculum Vitae (CV) / Resume
  • Other relevant information you agree to provide via online forms

Limit on Collection: We only collect data that helps achieve the purposes outlined in this policy. We will not collect additional data without informing you beforehand.

5. Automated Processing and Third-Party Providers

As part of our recruitment process, we use the services of third-party providers to automate the analysis (parsing) of the documents you submit to us (including your curriculum vitae).

  • Purpose: This processing allows us to extract and structure relevant information from your application to more effectively evaluate the match between your skills and our job openings within our management platform (CRM).
  • Data Protection: By submitting your application, you consent to the transmission of your documents to these providers for analysis. We ensure that these partners adhere to strict security and confidentiality standards. The extracted data is then integrated into our systems for processing by our recruitment team.
  • Location of Processing: Please note that these providers may process or host this data on servers located outside of Canada. We have implemented the necessary measures to guarantee the protection of your personal information in accordance with applicable legal requirements.

6. How We Use Personal Data

The personal data collected on our site will only be used for the purposes specified in this policy.

Automatically Collected Data is used for:

  • Statistical analysis
  • Site improvement

User-Provided Data is used for:

  • Communication with the user
  • Job search assistance and support
  • Processing applications

7. With Whom We Share Personal Data

A. Employees

We may disclose user data to any member of our organization who reasonably needs it to achieve the objectives stated in this policy.

B. Third Parties

We may share your data with the following third parties:

  • Recruitment Partners: Agencies, employers, and government organizations to offer job opportunities and facilitate your recruitment.
  • Service Providers: Web hosts, consultants, data analysis services, and messaging services to help deliver and improve our platform.

C. Conditions of Sharing

Data sharing is based on your explicit consent, performance under a contract, or compliance with legal obligations. Third parties will only access your data to the extent necessary for the specified purpose. We take steps to ensure that these parties provide adequate data protection.

D. Other Disclosures

We will not sell or share your data with third parties except in the following cases:

  • If required by law.
  • If necessary for any legal proceedings.
  • To prove or protect our legal rights.
  • To buyers or potential buyers of this company in the event of a sale.

External Links: If you follow hyperlinks from our site to another website, please note that we are not responsible for their privacy policies or practices.

8. Disclaimer: Grammar & Translation Tools

The grammar, spell-check, and translation tools mentioned on this website are provided for informational purposes only.

  • User Responsibility: You are responsible for verifying and validating all correction suggestions before finalizing your CV. We strongly recommend carefully proofreading your documents or having them reviewed by a third party.
  • Liability: We are not responsible for errors or omissions in your documents, nor for any data loss, device damage, or expenses incurred due to the use (or inability to use) of these tools.

9. Data Retention & Security

Retention

We do not retain user data beyond what is necessary to achieve the purposes for which it was collected, or as required by law.

Security

All data stored in our system is securely protected and only accessible to authorized employees bound by strict confidentiality agreements.

  • Note: While we take reasonable precautions, the internet is not a fully secure environment. We cannot guarantee the absolute security of user data beyond what is reasonably practical.

10. Your Rights

As a user, you have the right to:

  • Access all the personal data we have collected.
  • Update or correct any personal data in our possession.
  • Withdraw or modify your consent to the collection and use of data at any time (subject to legal or contractual restrictions and reasonable notice).

Minors:

For EU residents, the GDPR defines minors as individuals under 15 years of age. Minors must have the consent of a legal representative for their data to be collected, processed, and used.

How to Modify, Delete, or Contest Data

If you wish to have your data deleted or modified, please contact our Privacy Officer:

  • Email: support@12connex.com
  • Phone: 819.580.8875
  • Online: Complete the form by clicking here

Important Limitation Regarding Shared Data:

Please note that while we can delete your personal information from our systems, we cannot retrieve, delete, or modify copies of your data (such as your CV) that have already been transmitted to employers, recruiters, or third parties before your deletion request.

Once your data has been shared with a potential employer based on your prior consent, that third party becomes responsible for it. Consequently, that shared information becomes subject to the third party’s own privacy policy and retention practices.

11. Cookie Policy

A cookie is a small file stored on a user’s hard drive to collect data about browsing habits.

Cookies We Use:

  • Analytical Cookies: These allow us to improve the design and functionality of our site by collecting data on the content you access and interact with.

You can choose to be notified when a cookie is transmitted, or turn cookies off entirely in your browser settings. Please note that disabling cookies may reduce the quality of your user experience.

12. Modifications to this Policy

This Privacy Policy may be updated to remain compliant with the law or reflect any changes in our data collection processes. We recommend that users check this policy periodically. If necessary, we may notify users of significant changes via email.

13. Contact Information

If you have questions regarding this policy or your personal data, please contact us at:

12Connex Support

  • Phone: 819.580.8875
  • Email: support@12connex.com
  • Web: Complete the form by clicking here

POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ

Date d’entrée en vigueur : Décembre 2025

Type de site : Assistance pour les chercheurs d’emploi.

Note sur la langue : En cas de divergence entre les versions anglaise et française de cette politique de confidentialité, la version française prévaudra.

1. But de cette politique

Le but de cette politique de confidentialité est d’informer les utilisateurs de notre site concernant la collecte, l’utilisation et la protection de leurs données personnelles. Plus précisément, cette politique détaille :

  • Les données personnelles que nous collectons.
  • L’utilisation des données collectées.
  • Qui a accès aux données.
  • Les droits des utilisateurs du site concernant leurs données.
  • Notre politique en matière de fichiers témoins (cookies).

Cette politique de confidentialité s’applique conjointement avec les conditions générales d’utilisation de notre site.

2. Lois applicables

Nous nous engageons à protéger votre vie privée conformément aux lois applicables :

  • Canada et Québec : Cette politique est conforme à la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) et à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (Loi 25) du Québec.
  • Union Européenne (RGPD) : Pour les résidents de l’UE, cette politique vise à se conformer au Règlement général sur la protection des données (RGPD). En cas de divergence entre cette politique et le RGPD pour les résidents de l’UE, le RGPD s’appliquera.
  • Californie (CCPA) : Cette politique est conçue pour se conformer au California Consumer Privacy Act (CCPA). Si nécessaire, nous modifierons cette politique pour rester conformes à la législation de l’État.

3. Consentement

En utilisant notre site, les utilisateurs acceptent :

  • Les conditions énoncées dans la présente politique de confidentialité.
  • La collecte, l’utilisation et la conservation des données énumérées dans cette politique.

Refus des conditions :

Si vous n’acceptez pas les termes énoncés dans cette politique, vous devez vous abstenir d’utiliser nos services et ne devez pas postuler aux offres d’emploi via notre plateforme. La soumission d’une candidature constitue votre acceptation explicite de cette politique de confidentialité.

4. Données personnelles que nous collectons

A. Données collectées automatiquement

Lorsque vous visitez et utilisez notre site, nous pouvons automatiquement collecter et stocker les informations suivantes :

  • Adresse IP
  • Données de localisation
  • Détails matériels et logiciels
  • Contenu visionné et liens cliqués lors de l’utilisation du site

B. Données collectées non automatiquement

Nous collectons les données que vous fournissez volontairement lors de l’exécution de certaines fonctions (ex. : inscription à l’infolettre, inscription à un événement, outils de conception de CV, formulaires de candidature). Cela peut inclure :

  • Prénom et nom
  • Adresse courriel
  • Informations de paiement (le cas échéant)
  • Profil de chercheur d’emploi et statut
  • Qualifications professionnelles
  • Curriculum Vitae (CV)
  • Autres informations pertinentes que vous acceptez de fournir via des formulaires en ligne

Limitation de la collecte : Nous collectons uniquement les données qui aident à atteindre les objectifs énoncés dans cette politique. Nous ne collecterons pas de données supplémentaires sans vous en informer au préalable.

5. Traitement automatisé et fournisseurs tiers

Dans le cadre de notre processus de recrutement, nous utilisons les services de sociétés tierces pour l’analyse automatisée (parsing) des documents que vous nous transmettez (notamment votre curriculum vitae).

  • But : Ce traitement nous permet d’extraire et de structurer les informations pertinentes de votre candidature afin d’évaluer plus efficacement la correspondance de vos compétences avec nos offres d’emploi au sein de notre plateforme de gestion des candidatures.
  • Protection des données : En soumettant votre candidature, vous consentez à ce que vos documents soient transmis à ces prestataires aux fins d’analyse. Nous nous assurons que ces partenaires respectent des normes strictes de sécurité et de confidentialité. Les données extraites sont ensuite intégrées dans nos systèmes pour être traitées par notre équipe de recruitement.
  • Lieu de traitement : Veuillez noter que ces fournisseurs peuvent traiter ou héberger ces données sur des serveurs situés hors du Canada. Nous avons mis en place les mesures nécessaires pour garantir la protection de vos renseignements personnels selon les exigences de la loi applicable.

6. Comment nous utilisons les données personnelles

Les données personnelles collectées sur notre site ne seront utilisées qu’aux fins précisées dans la présente politique.

Les données collectées automatiquement sont utilisées pour :

  • Des analyses statistiques
  • L’amélioration du site

Les données fournies par l’utilisateur sont utilisées pour :

  • La communication avec l’utilisateur
  • L’assistance et le soutien à la recherche d’emploi
  • Le traitement des candidatures

7. Avec qui nous partageons les données personnelles

A. Employés

Nous pouvons divulguer les données des utilisateurs à tout membre de notre organisation qui en a raisonnablement besoin pour atteindre les objectifs énoncés dans cette politique.

B. Tiers

Nous pouvons partager vos données avec les tiers suivants :

  • Partenaires de recrutement : Agences, employeurs et organismes gouvernementaux pour offrir des opportunités d’emploi et faciliter votre processus de recrutement.
  • Fournisseurs de services : Hébergeurs web, consultants, services d’analyse de données et services de messagerie pour aider à fournir et améliorer notre plateforme.

C. Conditions de partage

Le partage des données est basé sur votre consentement explicite, l’exécution d’un contrat ou le respect d’obligations légales. Les tiers n’auront accès à vos données que dans la mesure nécessaire à la fin spécifiée. Nous prenons des mesures pour assurer une protection adéquate des données par ces parties.

D. Autres divulgations

Nous ne vendrons ni ne partagerons vos données avec des tiers, sauf dans les cas suivants :

  • Si la loi l’exige.
  • Si nécessaire pour toute procédure judiciaire.
  • Pour prouver ou protéger nos droits légaux.
  • À des acheteurs ou acheteurs potentiels de cette entreprise en cas de vente.

Liens externes : Si vous suivez des hyperliens de notre site vers un autre site web, veuillez noter que nous ne sommes pas responsables de leurs politiques ou pratiques de confidentialité.

8. Avis de non-responsabilité : Outils de grammaire et de traduction

Les outils de grammaire, de correction orthographique et de traduction mentionnés sur ce site web sont fournis à titre informatif seulement.

  • Responsabilité de l’utilisateur : Vous êtes responsable de vérifier et de valider toutes les suggestions de correction avant de finaliser votre CV. Nous recommandons fortement de relire attentivement vos documents ou de les faire réviser par un tiers.
  • Responsabilité : Nous ne sommes pas responsables des erreurs ou omissions dans vos documents, ni de toute perte de données, dommage matériel ou dépense encourue en raison de l’utilisation (ou de l’incapacité d’utiliser) ces outils.

9. Conservation et sécurité des données

Conservation

Nous ne conservons pas les données des utilisateurs au-delà de ce qui est nécessaire pour atteindre les fins pour lesquelles elles ont été collectées, ou tel que requis par la loi.

Sécurité

Toutes les données stockées dans notre système sont protégées de manière sécurisée et ne sont accessibles qu’aux employés autorisés, liés par des accords de confidentialité stricts.

  • Note : Bien que nous prenions des précautions raisonnables, Internet n’est pas un environnement entièrement sécurisé. Nous ne pouvons garantir la sécurité absolue des données des utilisateurs au-delà de ce qui est raisonnablement pratique.

10. Vos droits

En tant qu’utilisateur, vous avez le droit de :

  • Accéder à toutes vos données personnelles collectées par nous.
  • Mettre à jour ou corriger toute donnée personnelle en notre possession.
  • Retirer ou modifier votre consentement à la collecte et à l’utilisation des données à tout moment (sous réserve de restrictions légales ou contractuelles et d’un préavis raisonnable).

Mineurs :

Pour les résidents de l’UE, le RGPD définit les mineurs comme des personnes de moins de 15 ans. Les mineurs doivent avoir le consentement d’un représentant légal pour que leurs données soient collectées, traitées et utilisées.

Comment modifier, supprimer ou contester des données

Si vous souhaitez que vos données soient supprimées ou modifiées, veuillez contacter notre Responsable de la protection des renseignements personnels :

  • Courriel : support@12connex.com
  • Téléphone : 819.580.8875
  • En ligne : Complétez le formulaire en cliquant ici

Limitation importante concernant les données partagées :

Veuillez noter que bien que nous puissions supprimer vos renseignements personnels de nos propres systèmes, nous ne pouvons pas récupérer, supprimer ou modifier les copies de vos données (telles que votre CV) qui ont déjà été transmises à des employeurs, des recruteurs ou des tiers avant votre demande de suppression.

Une fois que vos données ont été partagées avec un employeur potentiel sur la base de votre consentement préalable, cette tierce partie en devient responsable. Par conséquent, ces informations partagées deviennent soumises à la propre politique de confidentialité et aux pratiques de conservation de ce tiers.

11. Politique en matière de fichiers témoins (Cookies)

Un fichier témoin (cookie) est un petit fichier stocké sur le disque dur d’un utilisateur pour collecter des données sur ses habitudes de navigation.

Témoins que nous utilisons :

  • Témoins analytiques : Ils nous permettent d’améliorer la conception et la fonctionnalité de notre site en collectant des données sur le contenu auquel vous accédez et avec lequel vous interagissez.

Vous pouvez choisir d’être averti lorsqu’un témoin est transmis ou de désactiver complètement les témoins dans les paramètres de votre navigateur. Veuillez noter que la désactivation des témoins peut réduire la qualité de votre expérience utilisateur.

12. Modifications de cette politique

Cette politique de confidentialité peut être mise à jour pour rester conforme à la loi ou refléter tout changement dans nos processus de collecte de données. Nous recommandons aux utilisateurs de vérifier cette politique périodiquement. Si nécessaire, nous pouvons informer les utilisateurs des changements importants par courriel.

13. Coordonnées

Si vous avez des questions concernant cette politique ou vos données personnelles, veuillez nous contacter à :

Support 12Connex

  • Téléphone : 819.580.8875
  • Courriel : support@12connex.com
  • Web : Complétez le formulaire en cliquant ici